Come si costruisce un evento aziendale.

Che sia esso un evento aziendale a Milano, oppure una cena aziendale, un cocktail party, un opening store, un evento benefico, un after party, una fiera o un viaggio incentive, l’evento aziendale prevede la stessa e medesima struttura organizzativa.  Cercheremo di definirne la pratica in 8 utili step.

1. Targeting e tipologia di evento

Definire degli obiettivi è il primo punto ma per farlo, dobbiamo prima di tutto identificare la natura dell’evento ovvero:

  • Evento Corporate (rivolto ai dipendenti dell’azienda)
  • Evento Trade (per i partner commerciali)
  • Evento Consumer (rivolto al grande pubblico)

Ora, avendo chiara la natura dell’evento da organizzare e il target utente, possiamo proseguire con il valutare gli obiettivi da raggiungere ed eventualmente ragionare sulle possibili conversioni che desidera ricevere dalla buona riuscita dell’evento.

2. Trovare il partner giusto

Una volta definita la tipologia dell’evento partendo dagli obiettivi (punto 1) si valuta la collaborazione dell’agenzia di organizzazione eventi e che, come vostro partner abbia al suo interno il team giusto per organizzarlo. Se si pensa di poter organizzare un evento da soli è quasi improbabile farlo; gli step al quale dedicare molto tempo sono davvero tanti e diversi tra loro i quali richiedono altrettante competenze diverse pertanto, è importante affidarsi ad un team che abbia l’esperienza, la professionalità, i contatti e la creatività necessaria per far si che il tuo evento sia un successo!

3. Creare un concept

Ciò che rende unico e  memorabile un evento è l’idea ma anche, anzi è importantissimo lo stile con cui la si rappresenta. Servirà un’idea nuova, fresca, innovativa e per farlo è necessario affidarsi ad un agenzia di comunicazione ed organizzazione di eventi che all’interno del suo team preveda figure creative. Quest’idea dovrà essere la padrona dell’evento da declinare, soprattutto su tutti i dettagli, in una modalità elegante e non ridondante così da creare un concept forte ed efficace al fine di dare all’evento o alla cena aziendale un identità così forte da imprimerlo nella memoria degli ospiti affinché non si dimentichino mai questo giorno!

4. Trovare la Location

Di location belle in Italia ne abbiamo molte e meravigliose. Abbiamo realizzato eventi e cene aziendali a Roma, Milano, Firenze, Venezia insomma davvero in tutta Italia ma non è difficile trovare una location bella bensì la difficoltà sta nel trovare quella giusta.
Quella che si allinei all’obiettivo individuato, che sposi a pieno la filosofia aziendale e che non sia la solita location già vista e proposta da molti.

5. Selezionare il Catering 

Anche qui come per la location possiamo divertirci e scegliere in un ventaglio infinito di fornitori… ma quale è veramente giusto per noi? Quale potrebbe riscontrare davvero successo?
Ricordiamoci che il cibo è il massimo momento di convivialità e uno dei primi elementi che tutti si prestano a criticare;) quindi non deve assolutamente deludere nessuno!

6. Programmare i Momenti 

In ogni evento si devono rigorosamente programmare tutti i momenti in quanto l’alternanza di momenti di relax a momenti di svago o di festa sono essenziali per accontentare tutti ma soprattutto per non annoiare.
Inoltre in ogni evento ci sono sempre momenti salienti i quali vanno studiati ed organizzati alla perfezione sia dal punto di vista logistico che creativo.
Non dimentichiamoci che l’idea creativa associata ad un organizzazione perfetta può solo garantire la buona riuscita dell’evento.
Questi sono elementi che dobbiamo assicurare agli ospiti sempre!

7. Come raggiungere l’evento

In molti casi dobbiamo prevedere per i nostri ospiti anche servizi di trasferimento con auto private o mini van o grandi bus, oppure per chi arriva da lontano o dall’estero voli aerei o treni e/o pernottamento. Bisogna essere pronti per organizzare anche questo aspetto ma soprattutto ricordandosi che la logistica è un aspetto fondamentale ma complicatissimo da gestire.
Artdistrict può aiutarvi anche su questo punto molto complicato e delicato rendendolo semplice e smarty.

8. Promuovere l’evento

Le modalità sono tante. In base all’obiettivo (punto 1) si applicano delle strategie. In tutti i casi l’evento va comunicato a tutti gli interessati così da garantire la massima partecipazione e quindi il successo!

Con un budget e un tema

siamo in grado di organizzarvi

una cena aziendale indimenticabile!

Quindi per concludere seguire questi punti è fondamentale ma serve soprattutto avere competenze e esperienza per attuarli con il maggior risultato perché la sinergia delle risorse che si mettono sul campo giocano un ruolo fondamentale!

Noi di Art District ™ o meglio, parte del team della nostra agenzia è specializzato nell’organizzazione di eventi aziendali che ha come base la nostra agenzia di eventi Milano ma che possono essere organizzate a Roma, Torino, Bologna, Brescia, Venezia e in qualsiasi altra città italiana, Europea o del mondo.

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